Yritysviestintä puhelimitse

Progressiivisessa iässä kommunikoiva vuorovaikutus on johtava asema. Suurin osa vaikeista kysymyksistä ja ongelmista voidaan ratkaista puhelinkeskustelujen avulla. Tämän viestintävälineen kautta tapahtuvan viestinnän ansiosta ihmiset voivat tehdä kannattavimman sopimuksen tai menettää tärkeän asiakkaan 'väärän skenaarion' tapauksessa. Siksi jokaisen lukutaidon haltijan on hallittava puhelinetiketin perusteet. Mikä on yritysviestintä puhelimitse ja miten se hoidetaan oikein, on tämänpäiväisen artikkelin aihe.

Kenen tahansa meistä tulisi oppia neuvottelemaan oikein, koska keskustelun johtavalla henkilöllä ei ole mitään tapaa nähdä vastustajaa ja hänen tekojaan. Potentiaalisen asiakkaan taivuttaminen suuntaan, jotta hänellä ei ole halua keskeytyä keskustelun ensimmäisinä minuutteina, vie paljon vaivaa. Henkilön ja hänen edustamansa organisaation maine riippuu kyvystä käydä puhelinkeskusteluja.

Henkilön ja hänen edustamansa yrityksen maine riippuu kyvystä käydä puhelinkeskusteluja.

Valmistautuminen tulevaan keskusteluun

Ennen vakavaa puhelua sinun on varauduttava siihen huolellisesti seuraavasti:

1. Viritä moraalisesti.
2. Muotoile, ja on parempi kirjoittaa tulevan keskustelun tavoite, suunnitelma ja pääkysymykset paperille, jotka ovat aina edessäsi neuvottelujen aikana.
3. Valmistele kaikki materiaalit, joista voi olla hyötyä puhelinkeskustelujen aikana.
4. Sinun on etäydyttävä negatiivisuudesta ja henkilökohtaisista ongelmista jo ennen keskustelun aloittamista, koska ääni voi pettää aggressiivisen asenteen, jonka asiakas ottaa usein henkilökohtaisesti.
5. Neuvottelujen aika on valittava siten, että se sopii sinulle ja keskustelukumppanille. Jos suunnittelet puhelua liikekumppanille, yritä neuvotella hänelle sopiva aika etukäteen.

Yrityspuhelinviestinnän perusteet

Ensinnäkin on syytä esitellä itseäsi ja kertoa, miksi soitat. Tässä tapauksessa sinun on valittava ystävällinen sävy. Puhelinkeskustelun tulisi käydä ilman pitkiä taukoja, sen tulisi olla energistä ja ytimekästä.

Yritysviestinnässä yritä ylläpitää ystävällinen sävy.

Et voi käyttää psykologista painostusta neuvotteluprosessissa, koska tässä tapauksessa on epätodennäköistä, että pystyt voittamaan potentiaalisen asiakkaan suosion tällä tavalla. Yritä olla esittämättä vääriä kysymyksiä. Jos puhelu on kansainvälinen tai kaukopuhelu, on varmistettava, että se ei kestä yli kuusi minuuttia. Kaikkia liiketoimintaehdotuksia ja vaatimuksia on tuettava perusteluilla. Kysymyksiin tulisi vastata totuudenmukaisesti ja ytimekkäästi. On parempi hahmotella keskustelusuunnitelma paperille etukäteen.

Muista sanoa keskustelun lopussa uudelleen kaikki sopimukset, joihin olit keskustelun aikana päässyt. Koska aloitit puhelun, keskustelun lopun pitäisi myös tulla sinulta, paitsi tilanteissa, joissa keskustelukumppani on vanhempi.

Kun neuvottelujen lopussa lupaat soittaa takaisin, yritä olla viivästymättä ja soittaa toinen puhelu 24 tunnin kuluessa. Muista, että et voi soittaa kumppaneihisi kotiisi numeroa.

Tilanteessa, jossa soiton jälkeen et löydä kumppaniasi työpaikalta, määritä sopiva aika soittaa hänelle äläkä kysy missä hän on nyt. Liiketoiminnan etiikan kannalta tämä on väärin.

Kuinka käyttäytyä, jos he soittavat sinulle

Kuinka käyttäytyä, jos he soittavat sinulle

Noudata näitä etiketin sääntöjä:

• Yritä nostaa puhelin enintään kolmannen soittoäänen jälkeen.
• Kun vastaat työpaikalta, sinun täytyy tervehtiä henkilöä, ilmoittaa yrityksen nimi ja sitten esitellä itsesi.
• Jos soittaja ei esitä itseään, pyydä häntä kohteliaasti antamaan nimensä. Esimerkiksi lauseet sopivat tässä: “Haluaisin tietää kenen kanssa puhun”, “Voisitko esitellä itsesi?” tai 'Anteeksi, miten voin ottaa sinuun yhteyttä?'.
• Sinun tulisi vastata keskustelukumppanin kysymyksiin mahdollisimman nopeasti, löytää puhelinnumerot, joista voi olla hyötyä neuvottelujen aikana.
• Jos saat puhelun lounasaikaan, pyydä jotakuta muuta vastaamaan, jotta et vastaa täydellä suulla.
• Soittajan on lopetettava keskustelu, jos aloite tulee sinulta, teko näyttää epäeettiseltä.

Mitä virheitä tehdään puhelinkeskustelun aikana

Lukuisat liikemiehille tehdyt tutkimukset ovat osoittaneet, että noin 56% puheluista soitetaan ilman tervetuloa. Liikemiehet selittivät syyn, miksi tervehdyksiä ei sanottu, sanomattakin itsestään selvää, eivätkä he myöskään voi sanoa hei monta kertaa päivän aikana. On tärkeää muistaa, että puheviestinnässä ei ole mitään, mikä on itsestään selvää, ja siksi jokainen lause on ilmaistava.

Älä missään tapauksessa saa keskeyttää keskustelukumppania keskustelun puolivälissä – anna hänelle mahdollisuus ilmaista ajatus loppuun asti. Äännä sanat selvästi ja seuraa puheen sävyä ja äänenvoimakkuutta. Kysymysten välillä on pidettävä tauko, jotta keskustelukumppanilla olisi oikeus vastata.

Yritä olla päästämättä kielteisiä tunteita.

Negatiivisille tunteille ei pitäisi antaa vapaata valtaa, koska se voi loukata liikekumppania.

Mitä ei suositella soitettaessa yrityksellesi

• Älä nosta puhelinta hyvin kauan.
• Keskustelun alussa et voi lausua sanoja: “sano”, “kyllä”, “hei”. Ellei se ole vanha ystäväsi.
• Pidä useita keskusteluja samanaikaisesti.
• Jätä puhelimesi ilman valvontaa muutamaan minuuttiin.
• Käytä paperirippuja muistiinpanoihin, jotka on helppo menettää myöhemmin.
• Luovuta puhelin kollegoille monta kertaa.

Jos puhut aksentilla, yritä lausua lauseet mahdollisimman selkeästi. Älä koskaan laita kättäsi vastaanottimeen kommentoidaksesi keskustelua kollegoiden kanssa, koska keskustelukumppani kuulee kaiken. Tämä asettaa sinut hankalaan tilanteeseen.

Jos keskustelukumppani ilmoittaa sinulle valituksen, et voi sanoa hänelle, että tämä virhe ei ole sinun, tai tämä asia ei kuulu sinun toimivaltaan. Tällainen vastaus voi vaikuttaa kielteisesti organisaation maineeseen, eikä se auta ongelmien ratkaisemisessa. Jos se on sinun syytäsi, muista pyytää anteeksi ja yrittää korjata ongelma mahdollisimman nopeasti.

Ei ole suositeltavaa olla useita puheluita kerralla

Vältettäviä lauseita on:

• 'Minä en tiedä'.
• “Emme voi ratkaista sitä.”
• 'Sinun täytyy'.
• 'Palaan hetken kuluttua.'

On parempi korvata nämä vastaukset neutraaleilla vastauksilla, jotka ovat uskollisempia eivätkä pilaa yrityksen mainetta. Kun et pysty antamaan tarkkaa vastausta, on parempi sanoa, että yrität selventää tietoja ja soittaa takaisin. Käytä tällaisia ​​lauseita:

• “Selvitän tiedot ja soitan sinulle välittömästi.”
• “Yritämme ratkaista ongelman.”

Ylläpitämällä liiketoiminnan viestintäkulttuuria puhelimessa, voit todistaa itsesi parhaalta puolelta ja vahvistaa positiivisen kuvan yrityksestä, jossa työskentelet.